Wie werden wir im Jahr 2021 Meetings abhalten?
6 Tipps für Meetingräume, in denen Sie erfolgreich Business machen
Die Einschränkungen, die das Coronavirus uns derzeit auferlegt, werden unseren Arbeitsalltag auch dann noch prägen, wenn wir das Virus eines Tages besiegt haben. Längst nicht alle Auswirkungen der langen Homeoffice-Phase lassen sich vorhersehen, einige jedoch sehr wohl. Simon Hayes, Experte für Collaboration und Meeting Spaces bei NEC, appelliert an Unternehmen, jetzt die technischen Weichen richtig zu stellen.
Schon vor der Krise ging der Trend hin zu flexiblen Arbeitsmodellen und Homeoffice, und man wurde sich der Vorteile im Hinblick auf Produktivität, Gesundheit und Work-Life-Balance immer stärker bewusst. Jetzt kommt die gesamte Belegschaft in den Genuss dieser Vorteile.
Und nicht nur Arbeitnehmer profitieren – selbst Unternehmen, die sich Remote-Arbeitsmodellen vor der Krise noch gänzlich verweigert hatten, erkennen nun, was alles vom heimischen Büro aus möglich ist. Doch bei allen Vorteilen steht völlig außer Frage, wie wichtig der persönliche Kontakt und die reale Begegnung für ein Unternehmen sind. Oft denken selbst die technikaffinsten Kollegen mittlerweile voller Wehmut an das Büroleben vor der Krise zurück.
Um optimal für die Zeit nach der Krise gerüstet zu sein, müssen Unternehmen ihre Infrastruktur also sowohl auf Präsenz- als auch auf Remote-Modelle auslegen. Wahrscheinlich werden in Zukunft mehr Mitarbeiter als bisher häufiger im Homeoffice arbeiten wollen. Gleichzeitig werden Präsenzmeetings weiterhin ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitslebens sein. Die größte Veränderung nach Corona wird wohl also darin bestehen, dass bei jedem Präsenzmeeting auch virtuelle Teilnehmer dabei sein werden.
Die persönliche Begegnung bleibt
Viele von uns haben die Erfahrung gemacht, dass die persönliche Komponente in Präsenzmeetings durch nichts zu ersetzen ist, so praktisch und komfortabel die virtuellen Formate oder Instant-Messaging-Anwendungen auch sein mögen. Vielleicht liegt es daran, dass Präsenzmeetings als verbindlicher empfunden werden und die Körpersprache und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer besser eingeschätzt werden können.
Aufgeschlossene Unternehmen werden Wege für einen produktiven Austausch zwischen ihren Mitarbeitern vor Ort und in den Homeoffices finden. Meetings sollten von den Mitarbeitern als gut investierte Zeit empfunden werden. Die Grundvoraussetzung dafür sind durchdachte Meetingräume, die eine produktive Teilnahme für alle ermöglichen. Und nein, dafür ist es nicht mit einem schicken Display mit Netzwerkanschluss und der neuesten Collaboration-Software getan! Es gehört viel mehr dazu, um beste Voraussetzungen für produktive Meetings zu schaffen.
Meetings vor Ort mit zugeschalteten Teilnehmern werden der neue Standard nach Corona sein, weil eben nicht jeder zur gleichen Zeit wie alle anderen im Büro sein kann oder möchte. Nun sind technologische Lösungen gefragt, die so einfach funktionieren wie das Einwählen ins Firmennetzwerk von zu Hause. Sie müssen zugeschalteten Teilnehmern dasselbe Meetingerlebnis ermöglichen wie den Kollegen vor Ort.
Optimierte Raumnutzung
Zuallererst brauchen Sie eine geeignete Fläche. Möglicherweise lassen die Immobilienpreise in Ihrer Gegend keinen dedizierten Meetingraum zu und Sie brauchen eine Lösung, um wertvolle Fläche spontan und binnen kürzester Zeit zum Meetingraum umzufunktionieren.
Diese Anforderung haben übrigens durchaus auch Unternehmen mit mehreren Konferenzräumen. Analysetools wie der NEC Room Management Service (RMS) optimieren Ihre Raumnutzung so, dass jeder Raum zu jedem Zeitpunkt optimal ausgelastet ist. Das Tool unterstützt Sie auch bei Ihren Infektionsschutzmaßnahmen, indem es vor jeder Neubelegung Reinigungspersonal anfordert.
Der richtige Raum ist nur eine von mehreren Überlegungen auf Ihrem Weg zum Collaboration-freundlichen Büro. Beachten Sie darüber hinaus die folgenden Hinweise bei der Auswahl und Ausstattung Ihrer Meetingräume.
Sechs Tipps für Meetingräume, in denen Sie erfolgreich Business machen
Dedizierte oder multifunktionale Räume: Entscheiden Sie zunächst, ob Ihre Platzsituation die Einrichtung eines dedizierten Meetingraums zulässt oder ob ein flexibler, multifunktionaler Raum aus Platz- und Kostengründen die bessere Lösung ist. Das hängt natürlich auch von Ihrer Unternehmenskultur ab, wie oft Meetings stattfinden und ob die Teilnehmer eher Mitarbeiter oder externe Besucher sind. Flexible Lösungen bieten den Vorteil, dass Unternehmen ihre Raumnutzung schnell an neue Gegebenheiten, beispielsweise neue Abstands- und Hygienevorschriften, anpassen können. Von dieser Entscheidung wird dann abhängen, welche Technologie zum Einsatz kommt.
Einrichtung: Neben der richtigen Technologie spielt natürlich auch die Einrichtung eine wichtige Rolle, um eine angenehme Raumatmosphäre zu schaffen. Niemand freut sich auf ein Meeting, wenn es in einer fensterlosen, muffigen Kammer mit tristen Möbeln und unbequemen Stühlen stattfindet. Wählen Sie passende Möbel und Dekoelemente aus, um eine angenehme Umgebung für Ihre Meetings zu schaffen. Achten Sie dabei auf leicht zu reinigende Oberflächen. Bedenken Sie, dass die Raumakustik und die Lichtverhältnisse Ihren Meetingteilnehmern – sowohl vor Ort als auch zugeschaltet – optimale Voraussetzungen bieten müssen. Beugen Sie Echobildung vor und sorgen Sie für eine gute Sichtbarkeit von Displays, Leinwänden und anderen visuellen Medien.
Einheitliche Infrastruktur: Wenn die Technologie über mehrere Standorte repliziert wird, steht Anwendern stets eine vertraute Infrastruktur zur Verfügung, die sie nahtlos nutzen können. Eine einfach und problemlos zu bedienende Technologie ist besonders dort wichtig, wo Unternehmen die Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen gewährleisten müssen, ohne dabei Sicherheitsrisiken einzugehen. Technologische Konsistenz ist nicht nur aus Anwendersicht von Vorteil, sie erleichtert auch Ihrem IT-Support die Fehlerdiagnose und Ihrem Einkauf die Kostenkontrolle.
Ton und Bild in Einklang: Bei Präsenzmeetings, zu denen sich in aller Regel auch Remote-Teilnehmer zuschalten, sind die Audio- und die Videokomponente gleichermaßen wichtig. Der Markt bietet eine enorme Auswahl an Systemen und Peripheriegeräten. Tests sind unerlässlich, um die Kompatibilität zwischen den Geräten untereinander und zu bestehenden Systemen zu gewährleisten. Mit einer Lösung, die von Microsoft oder Zoom zertifiziert wurde, müssen Sie sich um die Kompatibilität zwischen Herstellern keine Sorgen machen und können auf ein hochwertiges Meetingerlebnis vertrauen.
Konnektivität: Unabhängig von Ihrer Raumsituation muss das Hauptdisplay einfach in der Bedienung sein und über gute kabellose oder kabelgebundene Anschlussmöglichkeiten verfügen. Im Sinne des Infektionsschutzes sollten Sie auf möglichst wenig Kontaktpunkte am Display achten. Nicht zuletzt aus diesem Grund verwenden Meetingteilnehmer häufig lieber ihre eigenen Geräte, das Display muss also alle gängigen Gerätestandards unterstützen.
Nach dem Meeting: Sie haben während des Meetings großartige Ideen gesammelt und auf dem Whiteboard zusammengetragen. Auf diese möchten Sie natürlich auch nach dem Meeting Zugriff haben. Dazu benötigen Sie Tools, die alle Geistesblitze und brillanten Ideen zuverlässig festhalten. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Notizen der Teilnehmer. Investieren Sie in Plattformen, mit denen Sie Diskussionen und Ergebnisse aufzeichnen, Maßnahmen nachverfolgen und in Folgemeetings auf dem bisher Erarbeiteten aufsetzen können.
NEC Display Solutions entwickelt Lösungen, mit denen Unternehmen jeder Größe unkompliziert zusammenarbeiten können – ganz gleich, wo sich die Mitarbeiter befinden. Erfahren Sie mehr über die Meetingraum-Lösungen von NEC. Entdecken Sie das NEC NEC’s InfinityBoard, unsere Collaboration-Komplettlösung für reibungslose Zusammenarbeit in virtuellen Teams.
Kein anderer Anbieter bietet ein so umfassendes Portfolio an Display-Technologien wie NEC. Diese Positionierung gibt uns die Freiheit, unsere Kunden absolut objektiv zu beraten und ihnen die perfekte Technologie für ihre individuelle Anwendung zu empfehlen.
Neben unserer Display-Hardware erhalten sie von uns auch ergänzende Software- und Computing-Lösungen. Dank strategischer Partnerschaften und Allianzen können wir unseren Kunden schlüsselfertige Lösungen aus einer Hand bieten. Mit NEC als Partner haben unsere Kunden also gleichzeitig auch verschiedene Best-in-Class-Lösungsanbieter an ihrer Seite – für maximale Flexibilität und Auswahl.
Das NEC One Global Program ermöglicht unseren Kunden rund um den Globus einfachen Zugang zu Kundenbetreuern, Produkten und Supportleistungen. Diese sind über alle Länder hinweg einheitlich verfügbar, damit Unternehmen an allen ihren Standorten dieselbe hohe NEC Qualität erhalten.